Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ в главу 2 Трудового кодекса Российской Федерации внесены дополнения об использовании электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Электронный документооборот может осуществляться с помощью:
– Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»;
– информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями трудового законодательства, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Работодатель обязан проинформировать каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие посредством электронного документооборота. Для указанного взаимодействия необходимо письменное согласие работника. В том случае, если работник не даёт своего согласия, работодатель не вправе применять дисциплинарные взыскания в отношении него. Кроме того, при приёме на работу нового сотрудника работодатель должен уведомить его о ведении электронного документооборота.

При этом согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж.

В том случае, если отсутствуют согласие работника на электронное взаимодействие либо электронная подпись, то это не является основанием для отказа в трудоустройстве или увольнении.

Расходы на создание и эксплуатацию информационной системы и электронных документов, получение и использование работником электронной подписи несёт исключительно работодатель. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Электронный документооборот не используется в отношении:
– трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
– акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
– приказа (распоряжения) об увольнении работника;
– документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Заместитель прокурора Раздольненского района
Ю.Ю. Березовиченко